วิธีใช้ trello โปรแกรมบริหารจัดการงานของดีและฟรี

วิธีใช้ trello โปรแกรมบริหารจัดการงานของดีและฟรี trello คือ collaboration software ไว้สำหรับบริหารจัดการ การทำงานร่วมกันระหว่าง ทีมพัฒนาและลูกค้า หรือทุก ๆ แผนกที่มีส่วนในการพัฒนาและตรวจสอบคุณภาพของงานและ process การทำงาน ที่สำคัญ trello เป็นโปรแกรมที่เราสามารถใช้งานได้แบบฟรี ๆ ไม่มีค่าใช้จ่าย ต้องบอกว่า อยู่ในหมวดหมู่ของฟรีและดีอีกโปรแกรมหนึ่ง มีให้เราสามรถใช้งานได้ทั้งเวอร์ชั่น mobile หรือจะใช้บนเว็บไซต์หลักก็ได้ครับ

ข้อดีของโปรแกรมคือ ทำให้ทั้งฝั่ง production คือทีมงานผู้พัฒนา เช่น Project Manager, Designer, Programmer สามารถรู้ความคืบหน้าของโปรเจค และทางฝั่ง client หรือลูกค้าเจ้าของโปรเจคเอง สามารถเข้ามาตรวจสอบขั้นตอนการทำงานและระยะเวลาในการพัฒนาว่า ตัวโปรเจคมีความคืบหน้าไปถึงไหนแล้ว

 

จุดเด่นของ Trello

• เป็นซอฟต์แวร์ฟรี มีการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง
• เป็นซอฟต์แวร์ที่ช่วยในการบริหารจัดการงานแต่ละส่วนได้เป็นอย่างดี สามารถลดกระบวนการการทำงานบางอย่างลงไปได้
• มีความเป็น CRM สร้างความเชื่อมั่นให้กับลูกค้าได้ เพราะลูกค้าเองสามารถตรวจสอบขั้นตอนการทำงานได้เอง
• ไม่ซับซ้อน UX และ UI สามารถเรียนรู้ ทำความเข้าใจได้ง่าย ใช้งานง่าย ที่สำคัญเร็วมาก
• มีให้เราสามารถใช้งานได้ทั้ง Mobile Apps และบน Website

การสร้าง Trello Board, List และ Card

Board ในโปรแกรม Trello เปรียบได้กับการสร้าง 1 โปรเจค และภายใน Board ก็จะมี List หรือส่วนการทำงานหลัก ๆ ของโปรเจคว่า มีองค์ประกอบอะไรบ้าง ส่วน Card คือหัวข้อย่อยของานที่อยู่ภายใน List

• • 1. เข้าสู่ระบบที่ trello.com คลิกที่ปุ่ม “Create new board” ตั้งชื่อตามโปรเจคที่กำลังพัฒนา เลือกว่า board จะเป็นแบบ private, public หรือ team กดปุ่ม Create

ตั้งชื่อ board หรือชื่อโปรเจค เลือการตั้งค่าแบบ private, public หรือ team

 

• • 2. คลิก “Add a list” เพื่อแยกส่วนการทำงานหลักของโปรเจค
  • 3. ภายใน List คลิก “Add a card” เพื่อสร้างหัวข้อย่อยของการทำงาน

ตัวอย่าง board แบบคร่าว ๆ

• • 4. คลิกปุ่มเคลื่องหมายบวกมุมบนขวามือ เป็นปุ่มสำหรับ invite เพื่อ assign คนที่จะต้องดูแลส่วนต่าง ๆ ของโปรเจค รวมไปถึงลูกค้าเจ้าของโปรเจคที่จะสามารถเข้ามาดู Board และ Process การทำงานได้

พิมพ์ที่อยู่อีเมลและชื่อของคนที่เราต้องการจะ invite

 

• 5. หลังจากที่เรา invite ทั้งฝั่งนักพัฒนาและลูกค้าเรียบร้อยแล้ว ให้ทำการ assign งานของแต่ละคนโดยการลากที่รูปคนมาวางไว้ใน card แต่ละส่วน หรืออาจจะกดที่ปุ่ม “change member” เพื่อกำหนดงานให้สมาชิกแต่ละคน

คลิปปุ่มแก้ไข card เลือก “change member”

หรือจะใช้วิธีลากรายชื่อสมาชิกมาวางบน card ก็ได้เหมือนกัน

ความสามารถของ trello ยังมีอีกหลาย ๆ ส่วนนะครับ ตัวอย่างเช่น สามารถแนบไฟล์ได้ การใส่สถานะการทำงานแต่ละขั้นตอน ไปจนถึงการปิดบอร์ดเมื่อโปรเจคเสร็จ ตรวจ ส่งงานและโปรเจคออนไลน์ คงต้องลองใช้กันเพิ่มเติม trello เป็นโปรแกรมที่ทุกคนสามารถใช้งานได้ฟรี UX ค่อนข้างใช้งานง่าย ในขั้นตอนของการสร้างและไขส่วนต่าง ๆ ค่อนข้างเร็วมาก ๆ